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業務改善の一手となる「PDCAサイクル」とは？成功の秘訣を伝授！
最終更新日：2023年11月10日
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「業務の効率化をおこないたいが、具体的になにをすればいいのかわからない……」そう思ったことはありませんか？
実は、この疑問を解決する方法があります！それが「PDCAサイクル」です。PDCAサイクルを使うと業務の効率化ができるだけでなく、経営を計画的におこなうことができるのです！
この記事ではPDCAサイクルとはいったいなにかといった基本的な知識から、このサイクルのメリットや注意点を説明していきます。
1.PDCAサイクルは業務を回す基本！
PDCAサイクルとは「Plan、Do、Check、Action」の一連の流れです。つまり「計画して実行をし、その後評価をおこなって改善を図る」この流れを意識することで業務の改善が見込めるという考え方です。まずこの「Plan、Do、Check、Action」の4つのキーワードをそれぞれ解説していきます。
・P= Plan（計画の作成）
「Plan」とは「計画すること」です。現状を分析し問題点を浮かび上がらせることで、どのように解決するか計画を練ることまでがPlanになります。
しかし計画する前に、達成するべき数値を明らかにしたうえで目標を立てることが重要です。「1ヶ月後に来客数を〇%のばす」など「いつまでに」「どのくらい」「なにを達成する」のかを具体的に定めることで、その達成にむけた計画を練りやすくなります。
・D= Do（実行する）
「Do」とは「実行する」ことです。Planで計画した内容を実行に移す段階になります。ここでは成功失敗に関わらず、記録を細かくつけていくことが大切になるでしょう。
・C=Check（評価をする）
「Check」とは「評価をする」ことです。Doでおこなった行動が実際にどう機能したのかを確認して、評価をします。ここでいう評価とは「よくできました」というような曖昧なものではありません。
結果を数値で示したうえで「このような行動をおこなった結果、どの程度改善することができた(あるいは悪化した)」ということを分析することです。
・A=Action（改善していく）
「Action」とは和訳をすると「行動」です。PDCAサイクルにおいての「Action」は「改善策を練る」ことを表します。
計画したことが成功していれば、これを維持し続けるための案を練ることになります。もし失敗していれば解決策を練って再び実行に移すか、計画そのものを破棄するかを選択します。このようにActionでは次のPlanにつながる改善策を練ることを表します。
2.PDCAサイクルを上手く回せば業務の効率化につながる！
PDCAサイクルを上手に回すことができれば、業務の効率化につなげることが可能です。それでは、PDCAサイクルのメリットを3つみていきましょう。
・考えがまとまりやすい
PDCAの枠組みに当てはめるようなやり方をするので、ある程度思考の整理ができることが1つ目のメリットとしてあげられます。
PDCAの枠になにを当てはめるかがわかっているということは思考の整理ができている証になります。このサイクルを回すことができているということは自分の中で考えがまとまっているということになるでしょう。
・行動が洗練されていく
自分の中で思考が整理できているということは、行動もそれによって無駄が削減できるようになっていくはずです。これがPDCAサイクルを回すべき2つ目のメリットになります。
・失敗に対して解決策を練りやすい
実行したことに対して詳細な評価をおこなうことから、失敗に対しても真摯に向き合えます。これがPDCAサイクルの3つ目のメリットになります。実行と評価をきちんとできていれば仮に失敗したとしても解決させるための糸口はすぐに見つけられるでしょう。
以上のことから、PDCAサイクルとは業務の効率化につなげる一手であると考えられます。経営や業務の改善に行き詰った場合は一度目標から考え直し、PDCAサイクルを実行してみましょう。
3.計画の取り扱いに注意！PDCAサイクルで失敗しないコツ
PDCAサイクルがいいとはいうものの、ただ回せばよいというわけではありません。やみくもにサイクルを回していると、さまざまな問題点が出てくるでしょう。ここではそんなPDCAサイクルの失敗例について説明します。
・計画が甘い
計画が煮詰まってないまま実行に移すと、実行時に支障をきたすことがあります。たとえば無茶な行動計画を立ててしまうと、完遂が難しくなるのと同時にモチベーションの低下につながるのです。
計画を立てるのは、PDCAサイクルでも出だしのところです。ここで失敗してしまうとサイクルが機能しなくなるので、地に足のついた計画を立てるようにしましょう。
・改善策が改善策ではない
計画を立てて実行し、評価をしたところ、仮に失敗していたとします。このときに改善策というよりも、その場しのぎで別の手段を用いるようになってしまうと、なかなか成果が上がらなくなります。
改善策が上手く練れていないのは、おそらくC(Check)の評価する段階で主観的な評価をしてしまったことが原因として考えられます。そのため、評価をするときは数値を示すなどの客観的な評価をおこないましょう。
・A(改善)に時間をかけてない
これも改善策を練るときに生まれる問題です。改善策を練るのにあまり時間をかけないと、効果的な改善策を練らないまま計画を練る段階に戻ってしまい、同じミスを繰り返したりすることがあります。
「早くやり直したい」という思いで、評価が終わってすぐサイクルの最初に戻りたいのはわかります。しかし、改善策を練らないと同じ失敗を繰り返してしまうだけです。改善策を練ることにもしっかり時間を使い、次のサイクルで確実に成功に近づけましょう。
フランチャイズ契約では、契約した方に対して経営ノウハウを詰め込んだマニュアルを提供していることがあります。このマニュアルにはPDCAサイクルを活用したものが記載されている場合もあるのです。
フランチャイズから提供されるノウハウは、成功や失敗を重ねて日々洗練されたものになっています。もし確実に成功を収めたい場合は、このようなマニュアルをよく確認してみるとよいでしょう。
4.まとめ
PDCAサイクルとは目標達成できる計画を立てて(Plan)、実行に移し(Do)、結果を評価して(Check)、改善策を練る(Action)一連の流れを指します。
まずはサイクルの速さよりも正確さを重視しましょう。そうすれば業務の効率化につながるだけでなく、考えがまとまりやすいなどのメリットも存在します。店舗経営においてこれらのメリットは非常に役立つことになるでしょう。
PDCAサイクルの各ステップにはそれぞれ重要な役割があります。そのため、どれかひとつでも手を抜いてしまうと上手に機能しなくなってしまうのです。
フランチャイズ本部から提供される経営ノウハウのマニュアルには、PDCAサイクルを載せているものもあります。もし初めてで自身がない場合は、そういったフランチャイズマニュアルのノウハウを参考にするのもひとつの手段です。
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