確定申告の時期に慌てないで済む領収書・レシートの管理の方法

最終更新日：2023年11月3日

• 領収書とレシートどちらがいい？
• 領収書・レシートの管理方法
• クレジットカードの利用明細の注意点
• ICカードでの交通費の管理の注意点
• 領収書・レシートの保存期間

領収書とレシートどちらがいい？

経費として計上するには領収書かレシートのいずれかを保管し、記帳しておきます。
領収書しかだめということはなく、レシートだけでも構いません。
むしろレシートは改ざんができませんし商品名など明細がはっきり書かれていることが多いですし、手書きの領収書の方が逆に怪しまれる可能性があります。
もちろん、領収書にきちんと商品の明細が明示してあれば税務調査が入っても説明ができるので問題ありません。

領収書・レシートの管理方法

領収書・レシートはその都度記帳するのは結構面倒で、後回しにしてしまいがちです。
まとめて記帳する時に管理が煩雑になっていると仕訳けが面倒なので、領収書・レシートを交通費、事務用品費、参考書代など出費別に分ける、または月別に分けておくと後で記帳する時に出費別に分ける手間がかかりません。
出費別に封筒に入れておく、クリップで止めておく、クリアファイルに入れておくだけで整理しやすくなるので、領収書・レシートをもらったその日に記帳しなくても、簡単に分類だけしておきましょう。

クレジットカードの利用明細の注意点

最近はエコのために紙の利用明細からWEBの利用明細への切り替えを促すクレジットカードが増えています。
WEB明細はエコになるので良いことですし、WEB上で明細を確認できるので便利ですが、過去の利用明細は一定期間までしか遡って閲覧できないことがあるので、毎月CSVファイルなどでダウンロードしたり、印刷して保管しておくようにしましょう。

ICカードでの交通費の管理の注意点

Suica、ICOCA、PASMO、PiTaPaなど各鉄道会社が発行しているICカードは、交通費の支払いだけでなく、買い物などでも使えるのでチャージの目的が交通費だけとは限らなくなりました。
ですので、ICカードで交通費を支払った場合は、別途交通費をメモやExcelに記して記録しておく必要があります。
SuicaやPiTaPaなど、WEBで利用履歴が閲覧できるICカードなら、利用履歴を印刷しておいたりスクリーンショットを撮影して保存しておくという管理の仕方もできます。
ただし、クレジットカードの利用明細と同じで遡れる利用履歴の期間が決まっているので、毎月記録を保存しておく必要があります。
確定申告の時期になって利用履歴を見ようと思っても、一定期間しか閲覧できないので、後々困ってしまいますので、WEBの利用明細や利用履歴は定期的に保存する習慣をつけておきましょう。

領収書・レシートの保存期間

領収書・レシートは税法上では7年間、商法上は10年間保存しておくことが定められています。
税務調査では過去5年間を遡って調査されることが多いので、7年保存しておけば大丈夫でしょう。
感熱紙のレシートは管理の仕方によっては文字が読めない状態となってしまいます。
だいだい3年ぐらいでかなり薄くなってしまいますので、レシートはまとめてコピーしたりスキャンするなどしておいた方が安心です。

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